Menjadi Peserta Rapat yang Super

Peserta rapat dapat dibagi menjadi 3 jenis manusia. Jenis pertama disebut ‘yes-butter’. Jenis kedua disebut ‘not-knowers’. Dan jenis ketiga adalah why-notters’.
Peserta rapat berjenis ‘yes-butter’ belum menjadi peserta yang kontributif. Biasanya jenis ini mengambil posisi konfrontasi ‘yes-but..’ dengan kata lain ‘ya-tapi…’. Jika rapat dihadiri oralh peserta jenis ini, maka dapat diapstikan rapat akan berujung pada ‘kekacauan’. Masing-masing ingin menunjukkan ego ‘ke-akuan’nya. Pengambilan keputusan akan selalu tersendat.
Apakah anda termasuk tipe kedua, ‘not-knowers’ atau ‘ga tahu apa2’? Semoga enggak. Peserta jenis ini ga akan bisa menyumbangkan apa-apa karena pengetahuan tentang topik rapat sangat minim. Dengan begitu, peserta jenis ‘not-knowers’ adalah peserta yang tidak produktif.
Jenis yang menurut saya paling ideal adalah ‘why-notters’. Menjadi peserta jenis ‘why-notters’ atau ‘kenapa tidak’ sangatlah diperlukan dalam rapat. Anda akan memiliki kesempatan yang bagus dalam andil membuat keputusan. Dengan menjadi peserta aktif dalam rapat, Anda juga akan dikenal dalam organisasi anda.
Untuk meningkatkan kemampuan dalam menjadi peserta aktif, kita perlu beberapa strategi taktis, antara lain :
1. Mengerti kenapa anda diundang
Sebelum ikut rapat, tanya dulu ke diri anda sendiri :

• Apakah saya diundang untuk mewakili divisi atau unit saya?
• Apakah saya diundang karena memiliki pengetahuan atau kemampuan tertentu?
• Apakah saya diundang karena rapat mengharapkan pengalaman saya?

Jawaban2 tersebut akan membantu untuk membuat persiapan sebelum rapat.
2. Kenali peserta lain
Cari info tentang peserta lain, misal siapa, apa posisinya, pa yang mereka suka dan tidak suka, keunggulan dan kelemahan mereka, dan bagaimana reaksi mereka terhadap gagasan baru. Mengetahui informasi tentang mereka akan membantu anda untuk menerapkan strategi dalam rapat.
3. Persiapkan sejak awal
Pelajari semua bahan rapat beberapa hari sebelum rapat diselenggarakan. Fokuskan pada item-item dari agenda rapat. Kumpulkan data. Mungkin rapat akan memerlukan data-data dari anda dan tuliskan rekomendasi dan saran yang akan anda ajukan dalam rapat. Kualitas dan kuantitas persiapan yang anda lakukan akan menentukan mutu anda sebagai peserta. Persiapan yang matang akan menjadikan anda sebagai kontributor yang handal dalam rapat. Sebaliknya, jika tidak ada persiapan maka anda hanya menjadi ‘penumpang’ rapat yang tidak diperhitungkan.
4. Datanglah lebih awal dan gunakan waktu tunggu dengan bijak
Budaya jam karet tidak berlaku untuk anda. Sebaliknya, untuk menjadi peserta rapat yang super, anda harus datang lebih awal. Gunakan waktu untuk berkenalan dengan peserta lain. Pelajari posisi mereka dalam memandang topik yang akan dibicarakan dalam rapat. Jika memungkinkan ambillah posisi duduk dekat pemimpin rapat, dengan begitu anda akan terpacu untuk berperan aktif dan anda akan mudah dikenal.
5. Bicaralah!
Nah, penyakit orang Timur itu terlalu diam dan ‘nerimo’. Jangan ragu untuk bicara dalam rapat. Membuat pertanyaan dalam rapat akan melatih anda untuk fasih dalam berbicara. Penelitian mengatakan bahwa orang yang tidak ragu untuk berbicara dalam rapat akan memberikan kontribusi gagasan dan pemikiran daripada orang yang pasif dan diam.
6. Jadikan kehadiran anda berarti
Kemukakan poin gagasan anda dengan jelas, singkat, dan tepat. Tetaplah diam jika anda tidak memiliki sesuatu yang berguna untuk dikatakan. Dengarkan gagasan pserta lain. Simpan ide dan gagasan sampai tiba waktu yang tepat. Tahanlah diri untuk tidak mendominasi diskusi. Aktiflah memberi tanggapan terhadap pendapat peserta lain. Jangan lupa, buat tanggapan positif dan konstruktif. Mintalah penjelasan jika kurang paham dengan pendapat peserta lain.7.     
Jadilah pendengar yang aktif
Pernahkah anda menghadiri rapat yang banyak interupsinya? Masing-masing peserta ingin bicara. Pendapat satu orang dipotong oleh peserta lain. Mengapa situasi ini bisa terjadi? Faktor2nya mungkin sebagai berikut.

• Para peserta tidak dapat menjadi pendengar aktif
• Bersemangat sekali untuk bicara dan ingin agar gagasannya didengarkan
• Sibuk memikirkan apa yang ingin dikatakan dan lupa untuk memperhatikan pendapat peserta lain
• Tidak saling mengenal, akibatnya pendapat ‘orang asing’ cenderung tidak didengarkan

Untuk mengatasi hal ini jadilah pendengar yang aktif. Jika anda mendengar secara aktif, anda akan mampu memberi tanggapan yang tepat. Andapun dapat menyusun pertanyaan bermutu.

7. Jadikan rapat sebagai media belajar
Melalui rapat anda dapat belajar bagaimana memberikan pendapat dan meberikan argumentasi. Anda dapat belajar bagaimana memberikan kritik dan menerima kritik. Anda dapat belajar bagaimana menggabungkan gagasan anda dengan gagasan peserta lain.
8. Ajukan diri sebagai sukarelawan untuk merangkum gagasan rapat
Kesediaan anda akan menguatkan posisi anda di hadapan pemimpin rapat dan peserta bahwa anda adalah seorang pserta rapat yang aktif. Dalam kehidupan organisasi, ini akan mempermulus jalan anda dalam meniti karier.10. 
9. Akhirnya, Taatilah aturan emas dalam rapat
Aturan emas itu adalah :

• Hindari memotong pembicaraan pserta lain
• Hindari membuat kegaduhan dalam rapat. Misal mengetukkan pensil ke meja atau menggerbrak meja
• Hindari mengkritik perseorangan, kemukakan pendapat anda kepada rapat
• Jika ingin mengkritik, kritiklah pendapatnya jangan orangnya.

Sumber : http://validhasyimi.wordpress.com/2011/10/29/menjadi-peserta-rapat-yang-super/

lebih lanjut >>

Rapat yang Efektif dan Efisien

Abstraksi
Tidak jarang kita melihat sebuah rapat berakhir tanpa arah, tidak fokus dan terkesan asal-asalan. Lalu bagaimana idealnya rapat itu dilakukan, apa sebenarnya agenda yang akan dirapatkan, siapa yang memimpin rapat, berapa lama waktunya dan seterusnya tentu banyak pertanyaan dibalik itu semua. Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, paling tidak itu yang lebih bersifat umum yang artikan mengenai rapat menurut beberapa ahli. Agar sasaran dari sebuah pertemuan yang bersifat formal dalam hal ini bentuknya adalah sebuah rapat dapat terlaksana dengan baik maka faktor-faktor apa saja yang harus kita pertimbangkan sehingga rapat menjadi bahagian kegiatan yang dianggap penting, bukan sekedar tatap muka tanpa menghasilkan keluaran yang jelas..

Definisi
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan  pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.

Tinjauan
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik perlu perlu ditetapkan melaluiajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan,  memilih siapa saja peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagi informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing”per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta. Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah.
Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yangberkembang dengan cepat.Manajer menerimainformasi melalui sistemkomunikasi yang sangatcepat dari berbagaiinstansi dan individudari berbagai penjuru.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: yakni rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.
Kita tidak mengupas dua rapat terakhir, rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.
   
2. Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
   
3. Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.
   
4. Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.
   
5. Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
   
6. Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan kontribusi

Point penting dalam rapat Ada 14 (empat belas) langkah yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin rapat agar dapat menjalankan rapat secara efektif dan efisien. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan agenda rapat yang memuat tentang peserta rapat yang hadir, daftar terperinci butir-butir yang akan dibahas, waktu dan tempat penyelenggaraan rapat, serta waktu berakhirnya rapat.
   
2. Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
   
3. Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat.
   
4. Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat.
   
5. Menegakkan parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya dimulai tepat waktu.
   
6. Menjaga bahasan yang terfokus pada hal-hal berikut : rapat hendaknya terfokus pada masalah pokok, minimalkan penyelaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
   
7. Memberikan dorongan dan dukungan kepada peserta rapat agar berpartisipasi aktif dalam rapat.
   
8. Di dalam rapat tidak lepas dari tanya-jawab untuk mendapatkan solusi yang baik atas suatu permasalahan, yang nantinya dari solusi tersebut dapat disetujui oleh seluruh peserta rapat itu sendiri. untuk itu gunakan Teknik Bertanya  dengan efektif, sehingga seluruh peserta rapat ikut andil dan memberikan kontribusinya berupa ide-ide cemerlang yang akan dipertimbangkan.
   
9. Memelihara gaya yang berimbang. Pemimpin rapat hendaknya dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan dan kapan harus bersikap pasif.
   
10. Memberikan dorongan untuk membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada hal-hal tertentu berikut ini: Pada titik-titik pandang yang berbeda, Pemikiran yang kritis, Ketidaksepakatan yang konstruktif
    
11. Menghindari terjadinya bentrokan kepribadian antar peserta rapat. Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi penengah jika terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para peserta rapat. Hentikan serangan atau kritikan yang mengarah pada pribadi tertentu.
    
12. Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik. Pemimpin rapat hendaknya mampu dan mau mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan setiap peserta rapat secara intensif.Pemimpin rapat hendaknya juga bersikap empati atau memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain secara objektif.
    
13. Menutup rapat dengan baik dan tepat waktu.Rapat hendaknya ditutup dengan melakukan hal-hal sebagai berikut: Memberikan ringkasan hasil rapat, Menjelaskan tindakan-tidakan yang dilakukan jika diperlukan, Membagi tugas lebih lanjut jika diperlukan
    
14. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar kita bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari

Sumber : http://www.ditbin-widyaiswara.or.id/artikel7.htm

lebih lanjut >>

Apa Kabar Pos Penyuluhan Desa/Kelurahan

Empat atau lima tahun yang lalu, tepatnya pada kegiatan temu teknis penyuluh pertanian yang diselenggarakan di Hotel Novada, ada salah satu materi tentang kelembagaan penyuluhan tingkat desa/kelurahan (pos penyuluhan desa/kelurahan). Yang mana materi tersebut disampaikan oleh Koordinator Penyuluh Pertanian Kabupaten Kotawaringin, Bapak Marsono, kala itu. Walaupun pada saat itu peserta tampak kurang respon, namun pemateri terlihat cukup percaya diri. Maka dari itu, setelah sekian tahun lamanya, dengan memanfaatkan Google Search, keinginan untuk tahu sejauh mana perkembangan terkait materi tersebut, menunjukkan kemajuan yang signifikan. Ingin tahu hasilnya ?! Mari kita simak ulasan berikut ini.

Undang-undang Nomor 16 Tahun 2006 tentang Sistem Penyuluhan Pertanian, Perikanan, dan Kehutanan Pasal 8 Ayat (5) menyatakan bahwa kelembagaan penyuluhan pada tingkat desa/kelurahan berbentuk pos penyuluhan desa/kelurahan yang bersifat nonstruktural. Lebih lanjut dijelaskan pada Pasal 16 Ayat (1) bahwa pos penyuluhan desa/kelurahan merupakan unit kerja nonstruktural yang dibentuk dan dikelola secara partisipatif oleh pelaku utama. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia arti unit kerja adalah satuan kerja. Yang mana “satuan” itu sendiri berarti “regu”. Sumber lain mengatakan bahwa unit kerja adalah satuan organisasi. 
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, maka dapat dipahami bahwa pos penyuluhan desa/kelurahan tidaklah hanya sekedar tempat atau ruangan dan/atau meja dan kursi yang khusus diperuntukkan bagi penyuluh PNS semata. Justru seorang penyuluhlah, khususnya penyuluh PNS, yang hendaknya bertindak sebagai provokator kepada pihak-pihak terkait atau pihak-pihak yang berkepentingan agar pos penyuluhan desa/kelurahan segera dibentuk. 
Sehubungan dengan pengelolaan atau manajemen pos penyuluhan desa/kelurahan, ada beberapa referensi yang patut dipertimbangkan, antara lain :

1.    Program Pemberdayaan Petani melalui Teknologi dan Informasi Pertanian (P3TIP)

Yaitu program yang memfasilitasi kegiatan penyuluhan pertanian yang dikelola oleh petani atau Farmers Managed Extension Activities (FMA). Melalui kegiatan ini petani difasilitasi untuk merencanakan dan mengelola sendiri kebutuhan belajarnya, sehingga proses pembelajaran berlangsung lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan pelaku utama

Dalam metode FMA ini pelaku utama dan pelaku usaha mengidentifkasi permasalahan dan potensi yang ada pada diri, usaha dan wilayahnya, merencanakan kegiatan belajarnya sesuai dengan kebutuhan mereka secara partisipatif dalam rangka meningkatkan produktivitas usahanya guna peningkatan pendapatan dan kesejahteraan keluarganya.

Tujuan umum pelaksanaan FMA adalah untuk meningkatkan kemampuan pelaku utama dan pelaku usaha dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, memantau dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan penyuluhan pertanian dari, oleh dan untuk pelaku utama dan pelaku usaha dalam mengelola usahanya secara optimal dalam rangka peningkatan pendapatan dan kesejahteraan keluarga pelaku utama secara berkelanjutan.

Tujuan khusus pelaksanaan FMA adalah meningkatkan kapasitas pelaku utama dan pelaku usaha dalam :

a.       meng­identifikasi potensi yang dimilikinya, masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan usahanya dan alternatif-alternatif pemecahannya;

2. memilih usaha yang paling menguntungkan serta mengidentifikasi kebutuhan informasi, teknologi dan sarana yang diperlukan untuk mengembangkan usahanya secara berkelanjutan;

2. membangun keswadayaan, keswadanaan dan ke­pemimpinan pelaku utama dalam penyelenggaraan penyuluh­an pertanian dengan memperhatikan kesetaraan gender;

2. menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan penyuluh swadaya dan organisasi petani (kelompoktani/gapoktan/asosiasi dll) untuk menjamin keberlanjutan penyuluhan dari, oleh, dan untuk pelaku utama dan pelaku usaha dalam pengembangan sistem agribisnis;

2. menciptakan lingkungan yang mendorong lahirnya fasilitas pembelajaran bagi pelaku utama dan organisasi petani (kelompoktani/gapoktan/asosiasi dll) di tingkat desa, kabupaten dan provinsi dimana para pelaku utama dan pelaku usaha, laki-laki dan perempuan, dapat saling berbagi pengalaman dan juga untuk me­ngembangkan kemitraan diantara mereka serta dengan pihak lainnya;

2. mengembangkan jejaring kerja dengan sumber-sumber informasi teknologi, pemasaran, permodalan dalam rangka pengembangan usahanya;

2. mengembangkan kemitraan usaha dengan pihak lain;

h. memperluas dan mengembangkan usaha kelompoktani/gapoktan/asosiasi sehingga mencapai skala usaha yang efisien dalam rangka meningkatkan posisi tawar pelaku utama dan pelaku usaha.

Lebih lanjut kunjungi : www.deptan.go.id/feati/

2.    Pedoman Pengembangan Pos Penyuluhan Desa/Kelurahan

Silakan kunjungi http://bpp-kaliasin.blogspot.com/2012/04/juklak-pedoman-pengembangan-pos.html

lebih lanjut >>